Le rôle de référent à l’amicale laïque
Les référents d’activité jouent un rôle essentiel au sein de l’amicale laïque. Sans référent une activité ne peut pas être proposée.
Vous vous demandez peut-être quelles sont les missions précises de ce rôle ?
En voici un aperçu:
- Faire le lien entre l’intervenant et les participants : par exemple, en cas d’absence de l’intervenant, le référent prévient les participants de l’annulation ou du report de la séance. Selon les activités, le référent sera aussi l’intermédiaire pour signaler une absence d’un participant à une séance.
Le référent est libre d’organiser la communication avec les parents comme il le souhaite : par e-mail, sur un groupe whatsapp, en étant présent en début ou fin de séance,
- Faire le lien avec le conseil d’administration : en cas de question ou de suggestion, le référent peut contacter les membres du conseil d’administration. A ce titre, les référents sont les bienvenus aux réunions du conseil d’administration qui ont lieu une fois par mois.
- Gestion des réinscriptions et inscriptions : au mois de juin a lieu la période de réinscription pour l’année scolaire suivante. Grâce au formulaire en ligne, le référent reçoit la liste des demandes d’inscriptions, crée les groupes par créneaux (le cas échéant), gère les paiements et transmet la liste finalisée des inscrits au conseil d’administration de l’amicale laïque.
- Planification des séances : En général, 30 séances sont prévues par activité (sauf pour la couture). Le référent planifie l’ensemble des séances avec l’intervenant en tenant compte des vacances scolaires, des jours fériés, etc.
En cas d’annulation d’une séance, le référent est responsable de la replanifier et de communiquer la date aux participants.
- Participation aux évènements de l’amicale laïque : plusieurs évènements ont lieu tout au long de l’année : spectacle de fin d’année, journée porte ouverte, soirée d’inscription en septembre, galette des rois, réunions du conseil d’administration etc. Ces évènements permettent de faire vivre l’esprit de l’amicale laïque.
Combien de temps est ce que cela prend ?
Environ 30 min par mois en cours d’année et quelques heures pour l’organisation des réinscriptions / inscriptions.